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空白セルを埋める

 エクセルのジャンプ機能を利用し、空白セルを埋める方法を説明します。 下の図で説明します。ある調査で各地点でデータを取った時の一覧表です。しかし、データが取れない部分もありました。仮に「0」や、「-」などが記入されていても同様にセルを埋めることができます。

 「0」や、「-」が入力されていた場合は、まず置き換えの機能で空白セルに置き換えてから作業を始めればよいのです。

 最終的に空白部分を埋めて左側にデータを寄せたいとします。

空白セルを埋める

 まずはデータ範囲を選択しましょう。データ範囲が膨大な場合データの一番左上をクリックし、画面をスクロールさせ、今度はデータの一番右下を「SHIFT」を押しながらクリックしましょう。簡単にデータ範囲を選択することができます。

データ範囲の選択

 空白の範囲を選択したら、メニューバーの「編集」-「ジャンプ」をクリックします。するとジャンプ機能のダイアログが現れます。「CTRL」+「G」ボタンでもジャンプ機能のダイアログが現れます。

 ジャンプダイアログが現れたら左下のセル選択(S)をクリックします。今度は選択オプションが現れます。空白セルをクリックしましょう。そしてOKボタンを押します。

ジャンプのダイアログ  ジャンプの選択オプション

 ダイアログが消えたら空白セルだけが見事に選択された状態にあっています。もし、この時点で選択されていない空白部分があったとすれば、おそらく全角・半角のスペースが入っていると思われます。削除してからもう一度作業を繰り返しましょう。

空白セルの選択

 空白範囲がすべて選択されていたら右クリックで削除を選択します。削除ダイアログが現れたら左方向にシフトを選択します。最後にOKボタンを押しましょう。

空白セルの削除  削除、左方向にシフト

 これで空白部分だけが簡単に左方向に詰めることができました。例題ぐらいのデータ量だと、目で見ながら確認していってもほとんど時間に差がありませんが、大規模なデータの集計になると作業時間に大幅な差が生まれます。

 一つ一つ手作業で確認していけば見落としもありますが、機械に任せておけばミスはありません。ジャンプ機能を活用後、半角・全角セルが入っていて空白部分が残っていないか確認する程度の作業で済みます。

空白セルの削除後

 最後に体裁を整えるために罫線を敷きなおしましょう。以上で作業は終了です。

体裁を整える

空白セルを上位データで埋める

 次に空白データを上位データで埋める方法について説明します。下図左の場合にはA列にデータを入力しておかないとピボットテーブルなどを活用することができません。

 上位データをコピーすればいいのですが、やはり手動でコピーしていくと、時間もかかりますし、間違いも起こりやすい。

 ジャンプ機能を利用して一気に解決しましょう。まずは空白データを埋めるときと同じ手順です。データ全体を選択します。

 空白の範囲を選択したら、メニューバーの「編集」-「ジャンプ」をクリックします。するとジャンプ機能のダイアログが現れます。「CTRL」+「G」ボタンでもジャンプ機能のダイアログが現れます。

 ジャンプダイアログが現れたら左下のセル選択(S)をクリックします。今度は選択オプションが現れます。空白セルをクリックしましょう。そしてOKボタンを押します。

空白セルを上位データで埋める  上位データで埋める

 ここからの手順が異なります。上位データを入力したいので次に空白データの一番上(図ではA4セル)に、「=A3」上位データを選択します。そして「CTRL」+「Enter」を押します。すると空白データにすべて上位データを入力してくれます。

 ここまで準備が整うと後はピボットテーブルでもなんでも簡単に活用できます。

上位データの指定  上位データで埋める

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