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差し込み印刷とは

 差し込み印刷機能を利用すると作成した文書のあて名を個別に設定して出力しなくても自動で連続印刷をすることができます。

 あて名ラベルの作成や、個別のあて名に定型文書を送付する場合に非常に便利です。エクセルデータとワードのデータを組み合わせて作成するので一つのエクセルデータを利活用したら複数の文書で差し込み印刷を利用できます。

 非常に便利な機能であるので、個人で利用するより、部署単位で利用した方が効率的に運用することができます。ただ、会社にはPCスキルに関して初心者から上級者まで色々います。また、若造に指示されるのを嫌う人もいることでしょう。あなたのコミュニケーションスキルを生かして、柔軟に運用できるように頑張りましょう。^^;

エクセルデータの準備

 まずはエクセルで差し込みたいデータを準備しましょう。エクセルで作成された住所録があれば簡単に流用することが出ます。

 基本的なデータの扱いなんですが、まずは1行目に項目を入力しましょう。2行目からデータを入力していきます。データは1行1件、また、セルの結合をしてはいけません。

差し込み印刷用エクセルデータ

ワード文書の準備

 次にワードで文書を作成しましょう。新規に文書を作成しても構いませんし、もちろん既存の文書を利用しても構いません。

 ワードの文書を用意できたら、さっそくエクセルデータを差し込んでいきましょう。

差し込み印刷用ワード文書の準備

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差し込み印刷設定

 ワードの「ツール」-「[差し込み印刷]ツールバーの表示(T)」でツールバーを表示させましょう。ツールバーの「データソースを開く」をクリックしましょう。データファイルの選択ダイアログが開きます。そこで用意しているエクセルファイルをクリックしましょう。

差し込み印刷

 エクセルファイルを指定したら「表の選択」ダイアログが開きます。ここでデータを入力しているシートを選択しましょう。左下の「先頭行をタイトル行として使用する」をチェックしておきましょう。」

差し込み印刷、表の選択

 シートを選択したら次にワード文書のデータを差し込みたい位置をクリックしておきましょう。差し込み位置をクリックしたら、差し込み印刷フィールドの挿入をクリックします。

差し込み印刷フィールドの挿入

 差し込みフィールドの挿入ダイアログが現れます。エクセルで作成したデータのタイトル行が現れるので、差し込みたいデータをクリックしましょう。

差し込みフィールドの挿入  作成したデータの項目が現れます。挿入ボタンを押してワードにデータを挿入しましょう。

 下図はデータが差し込まれた状態です。データではなく、項目が表示されていたら「差し込んだデータの表示」をクリックしましょう。

 差し込んだデータは好きな場所に移動することも可能です。普通に移動、貼り付けで対応できます。残りのデータも適宜差し込んで利用してください。

差し込み印刷

 会社名と担当者の項目を挿入してみました。レコードをクリックするたびにデータが入れ替わっていきます。

差し込み印刷の完成

シナリオ  エクセル職人  グラフの技07「絵グラフ」

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