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電子ファイリングとは

 電子ファイリングとは社内にある帳票類、図面、技術文書、議事録等の紙ベースの資料をスキャニングし、デジタル化します。元からデジタル化されている書類は必要に応じてTiff、Jpg等に変更して格納します。必要に応じてファイリングします。

 電子化された文書はビューアソフトで容易に閲覧・検索することが出来ます。電子ファイリングが出来上がるまでに手間は掛かりますが、出来てしまうと非常に便利で業務効率が向上します。

電子ファイリングのメリット

コストの削減

 電子化する事により大幅に業務を削減することが出来ます。膨大な紙書類の中から必要な資料を探すのに費やしていた時間が、検索機能ですぐに探せます。また、オフィスの一角を占めている書類スペースが大幅に縮小します。

情報の共有

 全社員が、過去の資料を閲覧できるので情報を共有化する事が出来ます。(ソフトにより閲覧権限を設定することも可能です。)

PL対策

 PL対策の為に長期保存が可能。基本的には仕事が終わればほとんど見向きもしない資料。書類は倉庫へ、ファイリングした資料はHDに格納しオフィスで保管。急なクレーム、問い合わせに対応することができます。

電子ファイリングのデメリット

費用・時間が掛かる

 業者に頼むと非常に高くつくことでしょう。小規模なら自社内で作成したほうが安くあがり融通の利くファイリングができます。一度作成してしまうと簡単なんですが、ノウハウを持っていないと難しいと思われる。

情報の漏洩

 ダンボール数箱分の資料をひとつのHDに格納する事が出来るのでそのHDを盗まれると大変な事になります。PCに格納していてもセキュリティ対策をしておかないと漏洩の危険があります。

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