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資料の整理

 ファイリングする前に資料を整理しましょう。「電子化してPC上で資料を整理するよりも、電子化前に紙資料を整理してファイリングする方がはるかに効率的です。」実施的に説明していきましょう。

例:社内にある見積書、契約書を各業者ごとに分類し電子化する場合
(業者数が少ない場合と多い場合について整理方法を説明します。)

業者数が少ない場合

 業者数が少ない場合は直接分類しましょう。必要に応じて日付、部署に分類しておきましょう。分類が済んだらまた、スキャナをするまでにダンボールに戻しておきましょう。仕切りなどを入れて保存しておくと、今後資料が追加されても整理された状態で保存できます。

資料の整理

業者数が多い場合

 業者数が多いと直接業者ごとに分類するのは難しくなります。したがって途中で中分類をはさむことにより作業がやりやすくなります。中分類を追加しても仕分けが難しいなら小分類を追加しましょう。(下の画像の場合は「あ、い、う・・・」の50音で分類しましょう。

資料の整理、分類方法

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