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スキャニングのテクニック

 漠然とスキャンしていても効率は上がりません。データの最終型を意識してスキャニングしましょう。

 今回のように業者毎に分類するだけなら業者フォルダを作成してファイルを登録していきましょう。作成するフォルダには連番+業者名の形にしておくと並び替えなどが自動で出来るので便利です。>

 同じ業者内で資料が複数ある場合などはサブフォルダを作成しましょう。臨機応変に対応することが大切です。

 下の画像のようにフォルダを作成してその下に連番のファイルを生成する方法が一般的です。ファイル名に日付など入れると検索や分類に便利です。

 あまり深い階層を作ると検索しにくくなり不便です。2〜3階層が扱いやすいです。ホームページも5,6階層ぐらいになるとよくわからなくなります。

上記以外にも一つのフォルダに2種類の書類を格納する場合はアルファベットで区別すれば検索に便利です。

(例)

  • 見積書:M0001.tif
  • 契約書:K0001.tif

 このように同じフォルダ(業者内)に違う書類を格納することも可能です。

 検索時に「M*」で検索すれば見積書、「K*」で検索すれば契約書だけを選別することが出来ます。

スキャニングテクニック

ADFの活用

 複合機についているADF機能を活用しましょう。業務用のスキャナでもADFは重要です。A4の資料ばかりなら問題ありませんがA3やB5、その他のサイズの資料も含まれているでしょう。ホッチキスでまとめられている資料も多いでしょう。

 また、織り込まれている資料も数多くあります。これらの資料をスキャン前に整えておくと連続機能が効果的に使用でき、効率アップにつながります。

*ADF:連続スキャンできる自動用紙送り機能。

ADFの活用

スキャニング  エクセル職人  作業リストとスキャニングデータの確認

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