エクセル2010でPDFファイルを作成

PDFファイルで保存

　エクセル2010では、PDF作成ソフトを利用しなくても、エクセル2010から直接PDFファイルを作成することができます。

　2つの方法があり、一つは「保存と送信」から行います。もう一つは「名前を付けて保存」からPDFファイルを作成することができます。

　ボクはいままでエクセル2003を利用していたので、PDFファイルを作成するとなると、フリーのPDF作成ソフトを利用しておりました。しかし、文字化けや罫線が太かったりフォントサイズがおかしかったり、ビジュアル的に問題があるソフトがありました。。

　フリーソフトは結構散々な目にあいました。本家のアクロバットはさすがにきれいにファイルを作成することができました。他の有料ソフト使ったことがないのでわかりません。

　今回この機能を利用してみたらとてもきれいにPDFファイルを作成することができました。当然文字化け・フォントサイズがおかしいなどはありません。PDFファイルには「しおり」など色々な機能がありますが、実際は「そのまま読めたらいい」「紙の電子版」といった要望しかないのではないでしょうか。そうなるとこの機能はとても無駄がなく、便利な機能と感じました。

　では早速使い方を説明していきましょう。

保存と送信からPDFファイルを作成

　「ファイル」-「保存と送信」-「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックします。画面右側に「PDF/XPSの作成」ボタンが現れるのでクリックしましょう。

　「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックすると、「PDFまたはXPS形式で発行」のダイアログが現れます。

　画面右下の「発行」ボタンをクリックするとPDFファイルを作成することができます。しかし、その前にPDFファイルを発行する場所をまずは画面上部で設定しておきましょう。決まった保存場所がなければ、とりあえずデスクトップに保存すれば問題ないでしょう。

　そしてもう一つ大事なことがあります。オプションボタンで出力するページの枚数などを設定しておきましょう。

　ページ範囲や発行対象などを選択することができます。もちろんここに来る前にドキュメントのページの設定を行っておいてください。

名前を付けて保存

　もう一つの方法は「名前を付けて保存」で作成します。「ファイル」-「名前を付けて保存」をクリックします。

　エクセルファイルを普通に保存する感覚で作業しましょう。

　「名前を付けて保存」ダイアログが現れます。まずはファイルを保存したい場所を選択します。次にファイルの種類をクリックしましょう。色々な保存形式がありますが、PDF形式をクリックしましょう。最後に名称を付けて保存します。

　「保存と送信」から作成する場合と同様にPDFファイルを保存する前にオプションでページ数や印刷対象などを設定しておきましょう。オプションボタンを押すと、「保存と送信」のときに現れたオプションダイアログと同じダイアログが現れます。

　また、ページの設定も同様で、PDFを作成する前に設定しておきましょう。

比較してみた

　右側がExcel2010から保存してみたPDFファイル、左側がフリーツールのPrimoPDFで作成したものです。今回はほとんど差は見受けられませんでした。Excel2010から直接出したほうが線がくっきりしています。

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