フォーム機能を利用して簡単にデータを入力したい

フォーム機能

　エクセル2010では、住所録や電話帳などのリストを作成するときにフォームを利用することができます。フォームを利用することにより、セルの移動をマウスで行う手間が省けます。

　入力専用の画面が現れるので、キーボード操作のみでデータをどんどん入力することが可能であり、作業効率が大幅に上昇します。

　Excel2010では初期設定ではすぐに使えなくなっていますが、一度設定するといつでもすぐにフォームを利用することができるようになります。

フォームの準備

　簡単な設定を行うことでフォームのアイコンをすぐに利用できるようにします。画面上部のクイックアクセスツールバーにフォームのアイコンがあるか確認します。多分ないので準備します。

　「ファイル」-「オプション」をクリックし、エクセルのオプションダイアログを表示させます。

　エクセルのオプションダイアログでクイックアクセスツールバーを選択し、コマンドの選択ですべてのコマンドを選択します。

　すべてのコマンドのなかからフォームのコマンドを選んで追加ボタンをクリックしましょう。

　追加ボタンを押すと、右側の窓にフォームのコマンドが表示されます。この状態で、クイックアクセスツールバーに「フォーム」が登録されました。

　これで画面左上を確認してみましょう。フォームのコマンドボタンが用意されているはずです。このボタンを押すことによっていつでもフォームの機能を起動させることができるようになりました。

フォームからデータ入力

　タイトル行を入力し、データ入力セルを選択しておきましょう。データ用の連番の列と「氏名」「住所」「電話番号」の列を用意しましょう。次にクイックアクセスツールバーのフォームボタンをクリックします。

　「リストまたは選択範囲のどの行に列見出しが含まれているかを特定できません。…」のダイアログが現れたら「OK」ボタンをクリックします。（データの行を特定していないのでこのような注意が現れます。）

　するとデータ入力用のフォームが現れます。これでいつでもフォームからデータを入力できるようになりました。フォーム内の移動はTabキーでできます。データ項目を入力したら新規ボタンを押してみましょう。データが追加されます。

　仮にデータ入力数が決まっていた場合どうなるでしょう。下図は連番で1〜13まで数字を入力しています。この状態でクイックツールバーのフォームボタンを押してみましょう。

　なんの注意もなくフォームが現れます。また、初めからデータ行数が決まっていたらフォーム上にもデータ数と番号が表示されます。後のデータ入力作業は同じです。

　連番が初めから表示されている分入力箇所が減るので、初めからデータ数を100〜1000など、枠組みを作成してからの方がデータ入力作業がはかどることでしょう。

エクセル2010目次

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